Das bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht für Dentalpraxen und -Labore

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens erfasst – sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Zu letzterem gehört etwa die Einführung der E-Rechnung (elektronische Rechnung). Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht für Unternehmen in Deutschland – und damit ggf. auch für Sie als Betreiber einer Praxis oder eines Labors im Dentalbereich. Was das bedeutet, welche Übergangsfristen gelten und ob ein PDF schon als E-Rechnung gilt, klären wir in diesem Artikel.

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In Deutschland ist die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen verpflichtend, die Umsätze zwischen Unternehmern (B2B) tätigen. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes sollte die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft beschleunigt werden. So erhoffte man sich vereinfachte Prozesse im Rechnungswesen – insbesondere die Ersparnis doppelter Arbeitsgänge und damit eine Zeitersparnis.  

Die rechtlichen Grundlagen für die E-Rechnung erfolgten durch eine Neufassung im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.11. 

Die E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnungsstellung. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung wird die E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt. Das ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung. Eine PDF-Datei per Mail zu verschicken, zählt daher explizit NICHT als E-Rechnung. 

Sind Sie für das Rechnungswesen in einer dentalen Praxis verantwortlich, müssen Sie viele Vorschriften beachten. Merken Sie sich in Bezug auf die E-Rechnungs-Pflicht: Diese liegt nur dann vor, „wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht.“, so das Bundesfinanzministerium.  

Als Laborbetreiber oder Buchhalter in einem Dentallabor arbeiten Sie in aller Regel mit Praxen verschiedener Fachrichtungen zusammen. Diese treten Ihnen gegenüber ebenfalls als Unternehmen auf – es besteht also grundsätzlich eine E-Rechnungs-Pflicht. Denn es handelt sich um ein umsatzsteuerpflichtige Geschäft zwischen zwei inländischen Unternehmen. Doch von dieser Regelung gibt es Ausnahmen. Außerdem gewährt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist, um Ihnen Zeit zur Umstellung zu ermöglichen. 

Private Endverbraucher fallen explizit nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht. Stellen Sie also eine Rechnung an Ihre Patienten, können Sie weiterhin eine klassische Papierrechnung nutzen. Weitere Ausnahmen sind beispielsweise:

• Kleinbeträge (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen)

Übrigens: Wenn Sie sich mit dem Unternehmen einig sind, dem Sie eine Rechnung ausstellen, können Sie bis zum 31.12.2026 auf Ihr gewohntes Rechnungsformat zurückgreifen. Betrug Ihr Umsatz weniger als 800.000 Euro im Vorjahr, verlängert sich diese Frist um ein weiteres Jahr. Die E-Rechnungs-Pflicht gilt somit erst ab 2028 vollumfänglich.  

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